Política Regional de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Política Regional de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales HRWeb - Flowing Rivers S.A. Versión: 1.0 Fecha de entrada en vigor: 15 de mayo de 2026 Responsable: Flowing Rivers S.A. Cédula jurídica: 3-101-758934 Domicilio: San José, Mata Redonda, Sabana Sur, Costa Rica Correo de privacidad: privacidad@frtlatam.com Plataforma: hrweb.frtlatam.com 1. Introducción Flowing Rivers S.A., en adelante “Flowing Rivers”, “la Empresa” o “el Responsable”, reconoce la importancia de proteger la privacidad, la autodeterminación informativa, la confidencialidad y la seguridad de los datos personales de las personas que utilizan la plataforma HRWeb. La presente Política Regional de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, en adelante “la Política”, establece las condiciones bajo las cuales Flowing Rivers recopila, almacena, consulta, utiliza, procesa, analiza, conserva, actualiza, transfiere, elimina, anonimiza, bloquea o trata datos personales de candidatos, postulantes, usuarios, colaboradores potenciales, colaboradores, suscriptores del newsletter de empleos y demás personas que interactúen con HRWeb. Esta Política aplica de forma regional para operaciones, postulaciones, procesos de reclutamiento, selección, gestión documental, comunicaciones y tratamiento de datos personales relacionados con personas ubicadas en Costa Rica, Panamá, Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua, Belice y otros países desde los cuales se utilice HRWeb. 2. Marco legal de referencia Esta Política se basa en los principios de consentimiento, finalidad, proporcionalidad, transparencia, seguridad, confidencialidad, calidad de datos, acceso, rectificación, eliminación, oposición y protección de los derechos de las personas titulares. Para su aplicación regional, Flowing Rivers tomará como referencia, según corresponda, la normativa vigente o aplicable en cada país, incluyendo: a. Costa Rica: Ley N.° 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales. b. Panamá: Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales y Decreto Ejecutivo 285 de 2021. c. El Salvador: Decreto Legislativo N.° 144 de 2024, Ley para la Protección de Datos Personales. d. Nicaragua: Ley N.° 787, Ley de Protección de Datos Personales. e. Belice: Data Protection Act, 2021. f. Guatemala: Constitución Política de la República, artículo 31, Ley de Acceso a la Información Pública, Decreto 57-2008, y demás normativa aplicable. g. Honduras: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, disposiciones sobre datos personales y habeas data, y demás normativa aplicable. Cuando existan diferencias entre legislaciones nacionales, Flowing Rivers procurará aplicar el estándar más protector para la persona titular, siempre que sea razonablemente aplicable al funcionamiento de HRWeb. 3. Alcance de la Política Esta Política aplica a: a. Personas que se registren en HRWeb. b. Personas que apliquen a vacantes publicadas por Flowing Rivers. c. Personas que se suscriban al newsletter público de empleos. d. Personas que carguen su currículum vitae, documentos, certificaciones, formularios o información personal. e. Personas que participen en procesos de reclutamiento, selección, evaluación, entrevistas, pruebas técnicas, ofertas o contratación. f. Personas incluidas en bases de talento, bolsas de empleo o futuros procesos de selección cuando hayan autorizado esa finalidad. g. Colaboradores o colaboradores potenciales cuya información sea tratada en HRWeb. h. Usuarios internos autorizados que administren, consulten o procesen información dentro de HRWeb. i. Proveedores, encargados de tratamiento, terceros autorizados o aliados que intervengan en el tratamiento de datos personales. Esta Política aplica al tratamiento de datos realizado por medios digitales, electrónicos, automatizados, manuales, documentales, físicos o mixtos. 4. Definiciones Para efectos de esta Política, se entenderá por: Dato personal: cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable. Dato sensible: información que pueda revelar origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o espirituales, afiliación sindical, datos de salud, vida sexual, orientación sexual, datos biométricos, información genética u otros datos especialmente protegidos por la ley aplicable. Titular de los datos: persona física a quien pertenecen los datos personales. Responsable del tratamiento: persona física o jurídica que decide sobre la finalidad, contenido, uso y tratamiento de los datos personales. Para esta Política, el responsable es Flowing Rivers S.A. Encargado del tratamiento: tercero que trata datos personales por cuenta de Flowing Rivers, siguiendo sus instrucciones. Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, conservación, consulta, uso, análisis, modificación, transferencia, eliminación, bloqueo, anonimización o destrucción. Consentimiento: manifestación libre, expresa, informada, específica e inequívoca mediante la cual la persona titular autoriza el tratamiento de sus datos personales. HRWeb: plataforma tecnológica administrada por Flowing Rivers para gestión de recursos humanos, postulaciones, candidatos, procesos de selección, expediente laboral, asistencia, nómina, solicitudes internas y actividades relacionadas. 5. Principios aplicables al tratamiento de datos Flowing Rivers tratará los datos personales conforme a los siguientes principios: a. Legalidad: los datos serán tratados conforme a la legislación aplicable. b. Consentimiento: se solicitará autorización expresa cuando corresponda. c. Transparencia: la persona titular será informada sobre el tratamiento de sus datos. d. Finalidad: los datos serán utilizados únicamente para fines legítimos, claros y previamente informados. e. Proporcionalidad: solo se recopilarán datos adecuados, necesarios y pertinentes. f. Calidad y exactitud: se procurará que los datos sean correctos, actuales y completos. g. Seguridad: se aplicarán medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger los datos. h. Confidencialidad: quienes accedan a datos personales deberán mantener reserva sobre ellos. i. Responsabilidad: Flowing Rivers adoptará controles razonables para demostrar cumplimiento. j. Limitación de conservación: los datos no serán conservados más tiempo del necesario. k. Derechos del titular: se respetará el derecho de las personas a acceder, corregir, eliminar, oponerse o revocar el consentimiento, según corresponda. 6. Datos personales que recopila HRWeb Dependiendo del formulario, proceso, vacante, país o etapa de selección, HRWeb podrá recopilar las siguientes categorías de datos: 6.1 Datos de identificación a. Nombre completo. b. Número de identificación, documento nacional, pasaporte o equivalente. c. Nacionalidad. d. Fecha de nacimiento. e. Fotografía, cuando sea cargada voluntariamente o requerida por el proceso. f. Firma, cuando sea necesaria. g. Usuario, credenciales o identificadores de acceso. 6.2 Datos de contacto a. Correo electrónico. b. Número telefónico. c. Dirección. d. País. e. Provincia, departamento, estado, cantón, distrito, municipio o equivalente. f. Medio preferido de contacto. g. Disponibilidad horaria. 6.3 Datos laborales y profesionales a. Currículum vitae. b. Experiencia laboral. c. Historial profesional. d. Puestos ocupados. e. Empresas anteriores. f. Referencias laborales. g. Habilidades técnicas. h. Certificaciones. i. Licencias profesionales. j. Idiomas. k. Portafolio. l. Enlaces profesionales. m. Pretensión salarial. n. Disponibilidad laboral. o. Modalidad de trabajo preferida. p. Expectativas profesionales. 6.4 Datos académicos a. Formación académica. b. Instituciones educativas. c. Títulos. d. Diplomas. e. Cursos. f. Certificaciones. g. Fechas de estudio. h. Documentos de respaldo. 6.5 Datos documentales a. CV. b. Cartas de recomendación. c. Certificaciones. d. Títulos académicos. e. Constancias. f. Documentos de identidad. g. Formularios. h. Fotografías. i. Pruebas técnicas. j. Archivos adjuntos relacionados con la postulación o expediente. 6.6 Datos técnicos y de uso a. Dirección IP. b. Fecha y hora de acceso. c. Navegador utilizado. d. Sistema operativo. e. Dispositivo. f. Identificadores de sesión. g. Logs de actividad. h. Acciones realizadas dentro de HRWeb. i. Historial de cargas de archivos. j. Errores técnicos. k. URL de origen o página desde la cual se envía la información. l. Información de seguridad necesaria para proteger la plataforma. 6.7 Datos generados durante el proceso a. Estado de la postulación. b. Resultados de entrevistas. c. Evaluaciones técnicas. d. Evaluaciones internas. e. Comentarios de reclutadores. f. Calificaciones. g. Observaciones del proceso. h. Historial de comunicaciones. i. Decisiones de avance, pausa, rechazo o selección. j. Información administrativa relacionada con el proceso. k. Resultados o recomendaciones generadas por herramientas tecnológicas o inteligencia artificial como apoyo no decisorio. 7. Datos sensibles Flowing Rivers procurará no solicitar, recopilar ni tratar datos sensibles, salvo que exista una necesidad legítima, autorización expresa, obligación legal o justificación razonable conforme a la legislación aplicable. La persona usuaria no deberá cargar datos sensibles en HRWeb salvo que el formulario los solicite expresamente y exista una finalidad válida. Si la persona titular incluye voluntariamente datos sensibles en su CV, documentos, comentarios, formularios o archivos adjuntos, autoriza su tratamiento únicamente en la medida necesaria para gestionar la postulación o el proceso correspondiente. Flowing Rivers podrá eliminar, bloquear, anonimizar, restringir o no considerar datos sensibles que: a. No sean necesarios para la finalidad del proceso. b. Hayan sido cargados voluntariamente sin haber sido solicitados. c. Puedan generar riesgos legales, discriminatorios o de seguridad. d. Pertenezcan a terceros sin autorización. e. Sean excesivos o no proporcionales. Flowing Rivers no utilizará datos sensibles para discriminar, excluir injustificadamente o afectar derechos de la persona titular. 8. Finalidades principales del tratamiento Flowing Rivers tratará los datos personales para las siguientes finalidades principales: a. Gestionar el registro de usuarios en HRWeb. b. Permitir la aplicación a vacantes laborales. c. Crear, actualizar y administrar perfiles de candidatos. d. Evaluar postulaciones en procesos de reclutamiento y selección. e. Contactar a la persona postulante por correo electrónico, teléfono, mensajería, videollamada u otros medios. f. Validar información laboral, académica, profesional o documental suministrada por la persona. g. Gestionar entrevistas, pruebas técnicas, pruebas psicométricas, evaluaciones internas, filtros de selección o validaciones relacionadas. h. Administrar expedientes digitales relacionados con procesos de reclutamiento, selección, contratación o relaciones laborales futuras. i. Verificar identidad, prevenir fraude, evitar suplantación de identidad y proteger la seguridad de HRWeb. j. Prevenir accesos no autorizados, ataques informáticos, uso indebido, abuso de formularios, carga maliciosa de archivos o actividades sospechosas. k. Cumplir obligaciones legales, laborales, administrativas, regulatorias, fiscales, judiciales o contractuales. l. Atender solicitudes, reclamos, consultas, auditorías o requerimientos de autoridades competentes. m. Mejorar la seguridad, trazabilidad, disponibilidad, funcionamiento y experiencia de uso de HRWeb. n. Generar reportes internos, métricas de reclutamiento, indicadores de talento humano y estadísticas internas, preferiblemente mediante datos anonimizados o agregados. 9. Finalidades secundarias u opcionales Con autorización adicional, Flowing Rivers podrá tratar los datos personales para finalidades secundarias, tales como: a. Conservar el perfil de la persona en una bolsa de talento. b. Contactar a la persona para futuras oportunidades laborales. c. Invitar a la persona a nuevos procesos de selección. d. Considerar la información en procesos relacionados con empresas vinculadas, clientes, aliados o proyectos donde Flowing Rivers participe. e. Enviar comunicaciones institucionales, profesionales o informativas relacionadas con oportunidades laborales. f. Realizar análisis internos de perfiles profesionales, demanda de talento o tendencias de reclutamiento. La persona titular podrá negarse a estas finalidades secundarias sin que ello afecte la gestión de una postulación activa, salvo que la finalidad secundaria sea necesaria para un proceso específico autorizado. 10. Base de legitimación y consentimiento El tratamiento de datos personales por parte de Flowing Rivers podrá fundamentarse en una o varias de las siguientes bases: a. Consentimiento expreso de la persona titular. b. Ejecución de medidas precontractuales o contractuales relacionadas con una postulación o eventual relación laboral. c. Cumplimiento de obligaciones legales. d. Interés legítimo de Flowing Rivers en proteger la seguridad de HRWeb, prevenir fraude, gestionar procesos internos y defender sus derechos. e. Autorización legal o requerimiento de autoridad competente. f. Necesidad de conservar evidencia de comunicaciones, consentimientos, postulaciones o procesos administrativos. Cuando la ley aplicable requiera consentimiento, Flowing Rivers solicitará una autorización libre, expresa, informada, específica e inequívoca. La aceptación de esta Política no implica que la persona esté obligada a aceptar finalidades secundarias, transferencias no necesarias o tratamientos opcionales. Para esos casos, HRWeb podrá solicitar consentimientos separados. HRWeb guarda evidencia del consentimiento principal y de los consentimientos opcionales, incluyendo versión de la política, país declarado, fecha y hora, dirección IP, user agent, URL de origen, fuente y referencia del formulario. 11. Carácter obligatorio o facultativo de los datos Los campos marcados como obligatorios son necesarios para gestionar el registro, validar información, completar una postulación, participar en un proceso de selección o utilizar correctamente HRWeb. La negativa a suministrar datos obligatorios podrá impedir: a. Crear una cuenta. b. Completar una postulación. c. Continuar en una etapa del proceso. d. Validar información requerida. e. Recibir comunicaciones relacionadas con la vacante. f. Participar en entrevistas, pruebas o evaluaciones. g. Formalizar una eventual contratación. Los campos no marcados como obligatorios serán considerados facultativos. 12. Veracidad y actualización de la información La persona titular declara que la información suministrada es verdadera, completa, exacta, actualizada y legítima. La persona usuaria se compromete a no cargar información: a. Falsa. b. Alterada. c. Fraudulenta. d. Engañosa. e. Incompleta. f. Ilícita. g. Desactualizada de forma relevante. h. Perteneciente a terceros sin autorización. i. Confidencial de empleadores anteriores, clientes o terceros sin permiso. Flowing Rivers podrá solicitar aclaraciones, respaldo documental o actualización de información cuando lo considere necesario. 13. Uso de herramientas tecnológicas, automatización e inteligencia artificial Flowing Rivers podrá utilizar herramientas tecnológicas, automatización, algoritmos, filtros, motores de búsqueda, analítica, sistemas de clasificación, inteligencia artificial u otras soluciones similares para apoyar procesos de revisión, organización, clasificación o análisis de postulaciones. Estas herramientas podrán utilizarse para: a. Extraer información de CVs o documentos. b. Organizar perfiles de candidatos. c. Comparar experiencia con requisitos de una vacante. d. Identificar habilidades, certificaciones o palabras clave. e. Detectar duplicados, inconsistencias o información incompleta. f. Priorizar revisiones según criterios objetivos del proceso. g. Generar resúmenes internos. h. Generar reportes estadísticos o administrativos. Estas herramientas serán utilizadas como apoyo operativo y no sustituirán por completo la revisión humana en decisiones relevantes del proceso. HRWeb no aprueba, rechaza, cambia etapas, envía ofertas ni toma decisiones finales exclusivamente automatizadas mediante IA. Flowing Rivers procurará que el uso de tecnología o inteligencia artificial se realice bajo criterios de seguridad, proporcionalidad, no discriminación, trazabilidad y supervisión razonable. La persona titular podrá solicitar información general sobre el tratamiento de sus datos personales y ejercer sus derechos conforme a esta Política. 14. Destinatarios de la información Los datos personales podrán ser accedidos o tratados por: a. Personal autorizado de Flowing Rivers. b. Personal de Recursos Humanos. c. Reclutadores internos o externos autorizados. d. Jefaturas, gerencias o encargados del área relacionada con la vacante. e. Personal de tecnología, seguridad, soporte o administración de HRWeb. f. Empresas vinculadas, clientes, aliados o terceros relacionados con procesos de selección, cuando corresponda. g. Proveedores tecnológicos que brinden servicios necesarios para operar HRWeb. h. Proveedores de hosting, almacenamiento, correo electrónico, autenticación, respaldo, seguridad, analítica, firma electrónica, procesamiento documental, videollamada o inteligencia artificial. i. Autoridades administrativas, judiciales, laborales, fiscales, migratorias, regulatorias o de protección de datos, cuando exista obligación legal o requerimiento válido. j. Terceros expresamente autorizados por la persona titular. Todo acceso a datos personales deberá limitarse a lo necesario para cumplir la finalidad correspondiente. 15. Proveedores y encargados de tratamiento Flowing Rivers podrá contratar proveedores nacionales o internacionales para operar, mantener, respaldar, proteger o mejorar HRWeb. Estos proveedores podrán actuar como encargados de tratamiento y deberán tratar los datos personales conforme a: a. Instrucciones de Flowing Rivers. b. Finalidades autorizadas. c. Obligaciones de confidencialidad. d. Medidas razonables de seguridad. e. Restricciones de uso indebido. f. Obligaciones de eliminación, devolución o bloqueo cuando corresponda. g. Normativa aplicable de protección de datos. Los servicios contratados podrán incluir, entre otros: a. Infraestructura cloud. b. Hosting. c. Almacenamiento de archivos. d. Correo electrónico. e. Herramientas de reclutamiento. f. Videollamadas. g. Autenticación. h. Ciberseguridad. i. Analítica. j. Backups. k. Procesamiento documental. l. Inteligencia artificial. m. Soporte técnico. 16. Transferencias nacionales e internacionales Flowing Rivers podrá almacenar, transferir o permitir el acceso a datos personales dentro o fuera del país de residencia de la persona titular, cuando sea necesario para: a. Operar HRWeb. b. Prestar servicios tecnológicos. c. Procesar postulaciones. d. Gestionar procesos de selección. e. Usar infraestructura cloud. f. Realizar respaldos. g. Proteger la seguridad de la plataforma. h. Cumplir obligaciones legales. i. Atender requerimientos de autoridad competente. j. Ejecutar finalidades autorizadas por la persona titular. Esto puede implicar que los datos sean almacenados o tratados en servidores ubicados fuera de Costa Rica o fuera del país de residencia de la persona titular. Al aceptar esta Política y, cuando corresponda, al otorgar el consentimiento específico de transferencia internacional, la persona titular autoriza que sus datos puedan ser tratados mediante proveedores tecnológicos ubicados dentro o fuera de Centroamérica, siempre bajo las finalidades indicadas y con medidas razonables de seguridad y confidencialidad. 17. Conservación de datos Flowing Rivers conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, gestionar postulaciones, atender obligaciones legales, mantener evidencia del consentimiento, proteger derechos de la Empresa, resolver reclamos y cumplir fines administrativos, contractuales o de seguridad. Como política interna general, Flowing Rivers podrá conservar: a. Postulaciones activas: durante el proceso de selección. b. Candidatos no seleccionados sin consentimiento de futuras oportunidades: hasta por 12 meses. c. Candidatos no seleccionados con consentimiento de futuras oportunidades o bolsa de talento: hasta por 24 meses, salvo solicitud de eliminación, obligación legal o retención autorizada. d. Personas contratadas: conforme al expediente laboral y obligaciones legales aplicables. e. Logs técnicos y registros de auditoría: durante el plazo razonable necesario para seguridad, trazabilidad, prevención de fraude y cumplimiento. f. Evidencia de consentimiento: durante el plazo necesario para demostrar cumplimiento. g. Información relacionada con reclamos, auditorías o procesos legales: durante el plazo necesario para la defensa de derechos o cumplimiento legal. Cuando los datos dejen de ser necesarios, Flowing Rivers podrá eliminarlos, bloquearlos, anonimizarlos o conservarlos únicamente cuando exista una obligación legal, contractual, administrativa, regulatoria o de defensa de derechos. 18. Seguridad de la información Flowing Rivers implementará medidas técnicas, administrativas, físicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra: a. Pérdida. b. Alteración. c. Destrucción. d. Acceso no autorizado. e. Uso indebido. f. Divulgación no autorizada. g. Tratamiento ilícito. h. Exposición accidental. i. Ataques informáticos. j. Robo o filtración. Estas medidas podrán incluir: a. Control de acceso por roles y permisos. b. Autenticación segura. c. MFA para usuarios administradores cuando corresponda. d. Contraseñas protegidas mediante mecanismos criptográficos. e. Cifrado en tránsito mediante HTTPS/TLS. f. Protección de archivos cargados en almacenamiento privado. g. Restricción de acceso a CVs y documentos privados. h. Registro de actividad y auditoría. i. Respaldos periódicos y controlados. j. Políticas de mínimo privilegio. k. Monitoreo de eventos de seguridad. l. Protección contra malware, bots, spam y ataques automatizados. m. Gestión de vulnerabilidades. n. Revisión periódica de permisos. o. Acuerdos de confidencialidad con personal y proveedores. p. Procedimientos internos para atención de incidentes. q. Eliminación, bloqueo o anonimización segura cuando corresponda. Ningún sistema es completamente inmune a riesgos; sin embargo, Flowing Rivers adoptará medidas razonables y proporcionales para reducirlos. 19. Confidencialidad Flowing Rivers, su personal, proveedores, encargados, asesores, usuarios internos autorizados y cualquier persona que intervenga en el tratamiento de datos personales deberán mantener confidencialidad sobre la información tratada. Esta obligación se mantendrá incluso después de finalizada la relación laboral, comercial, contractual o profesional con Flowing Rivers. Los datos personales no deberán ser utilizados para fines personales, no autorizados, comerciales no permitidos, discriminatorios o contrarios a la legislación aplicable. 20. Derechos de la persona titular La persona titular podrá ejercer, según la legislación aplicable en su país, los siguientes derechos: a. Derecho de acceso a sus datos personales. b. Derecho de rectificación de datos inexactos, incompletos o desactualizados. c. Derecho de actualización. d. Derecho de cancelación, eliminación o supresión cuando corresponda. e. Derecho de oposición a determinados tratamientos. f. Derecho de revocatoria del consentimiento, sin efecto retroactivo. g. Derecho a solicitar información sobre finalidades, destinatarios, categorías de datos y tratamiento realizado. h. Derecho a solicitar confidencialidad. i. Derecho a limitar tratamientos no necesarios o no autorizados. j. Derecho a la portabilidad cuando la legislación aplicable lo reconozca. k. Derecho a presentar reclamos ante Flowing Rivers o ante la autoridad competente cuando corresponda. l. Derecho a no ser objeto de decisiones exclusivamente automatizadas cuando la ley aplicable lo reconozca. El ejercicio de estos derechos podrá estar sujeto a excepciones legales, obligaciones de conservación, defensa de derechos, cumplimiento contractual, requerimientos de autoridad competente o imposibilidad técnica razonable debidamente justificada. 21. Procedimiento para ejercer derechos La persona titular podrá ejercer sus derechos mediante el formulario público disponible en: /privacidad/solicitudes o enviando una solicitud al correo: privacidad@frtlatam.com La solicitud deberá incluir: a. Nombre completo. b. Número de identificación o documento equivalente. c. País de residencia. d. Medio para recibir respuesta. e. Derecho que desea ejercer. f. Descripción clara de la solicitud. g. Documentos de respaldo, si aplica. h. Acreditación de representación legal, si actúa en nombre de otra persona. HRWeb registra las solicitudes con código, fecha de recepción y plazo interno de atención. Flowing Rivers podrá solicitar información adicional para verificar la identidad de la persona solicitante y proteger los datos contra accesos no autorizados. La Empresa responderá dentro del plazo legal aplicable en cada país o, cuando no exista un plazo específico, dentro de un plazo razonable. Para Costa Rica, HRWeb calcula un plazo interno de 5 días hábiles desde la recepción. 22. Revocatoria del consentimiento La persona titular podrá revocar su consentimiento en cualquier momento, sin efecto retroactivo, mediante solicitud en: /privacidad/solicitudes o escribiendo a: privacidad@frtlatam.com La revocatoria podrá implicar que Flowing Rivers no pueda: a. Continuar gestionando una postulación. b. Mantener un perfil activo. c. Contactar a la persona para futuras oportunidades. d. Conservar información en bolsa de talento. e. Prestar determinados servicios relacionados con HRWeb. La revocatoria no afectará tratamientos realizados previamente de forma legítima ni aquellos que deban mantenerse por obligación legal, cumplimiento contractual, defensa de derechos, seguridad, auditoría, prevención de fraude o interés legítimo permitido. 23. Información de terceros Si la persona usuaria proporciona datos personales de terceros, tales como referencias laborales, contactos de emergencia, familiares, recomendantes, empleadores anteriores u otras personas, declara que cuenta con autorización suficiente para suministrar dicha información. La persona usuaria se obliga a informar a dichos terceros sobre el tratamiento de sus datos y a mantener indemne a Flowing Rivers frente a reclamos derivados de información suministrada sin autorización. Flowing Rivers podrá eliminar o restringir información de terceros cuando considere que no existe autorización, necesidad, proporcionalidad o finalidad válida. 24. Menores de edad HRWeb no está dirigida a personas menores de edad, salvo que expresamente se habiliten procesos permitidos por ley y se cuente con la autorización correspondiente de sus representantes legales. Si Flowing Rivers detecta que se han recopilado datos de una persona menor de edad sin autorización válida, podrá bloquear, eliminar o suspender el tratamiento de dicha información. 25. Comunicaciones electrónicas Flowing Rivers podrá enviar comunicaciones relacionadas con: a. Confirmación de registro. b. Validación de cuenta. c. Estado de postulación. d. Solicitudes de información adicional. e. Invitaciones a entrevistas. f. Resultados del proceso. g. Pruebas técnicas o evaluaciones. h. Actualizaciones de seguridad. i. Cambios relevantes en políticas, términos o procesos. j. Oportunidades futuras, cuando la persona lo haya autorizado. k. Alertas del newsletter de empleos, cuando la persona se haya suscrito. La persona podrá solicitar no recibir comunicaciones secundarias o no esenciales. 26. Cookies y tecnologías similares HRWeb podrá utilizar cookies, identificadores de sesión, almacenamiento local u otras tecnologías similares para: a. Mantener sesiones activas. b. Recordar preferencias. c. Mejorar la experiencia de usuario. d. Analizar uso de la plataforma. e. Proteger contra accesos no autorizados. f. Detectar actividad sospechosa. g. Generar estadísticas técnicas. h. Prevenir fraude o abuso. La persona podrá configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies; sin embargo, esto podría afectar el funcionamiento correcto de HRWeb. 27. Limitación de responsabilidad por información cargada voluntariamente La persona usuaria es responsable por la información que decide cargar, publicar, enviar o adjuntar en HRWeb. Flowing Rivers no será responsable por datos sensibles, excesivos, innecesarios, falsos, desactualizados, confidenciales de terceros o no solicitados que la persona cargue voluntariamente en campos abiertos, documentos, CV, comentarios o archivos adjuntos. Flowing Rivers podrá eliminar, restringir, bloquear o no considerar información que: a. Exceda la finalidad del proceso. b. Sea innecesaria. c. Sea sensible y no requerida. d. Pueda afectar derechos propios o de terceros. e. Represente un riesgo legal, técnico o de seguridad. f. Incumpla esta Política o la legislación aplicable. HRWeb muestra advertencias en campos abiertos para recordar que no deben registrarse datos sensibles no solicitados. 28. Incidentes de seguridad En caso de incidente de seguridad que pueda comprometer datos personales, Flowing Rivers podrá adoptar medidas como: a. Investigar el incidente. b. Contener el riesgo. c. Identificar datos potencialmente afectados. d. Restaurar servicios o información cuando sea posible. e. Documentar hallazgos. f. Aplicar medidas correctivas. g. Notificar a personas titulares o autoridades cuando la legislación aplicable lo requiera. h. Reforzar controles técnicos u organizativos. La notificación de incidentes se realizará conforme a la legislación aplicable, la naturaleza del riesgo, el tipo de dato comprometido y el impacto potencial para las personas titulares. 29. Registro y administración de bases de datos Flowing Rivers podrá mantener bases de datos internas relacionadas con: a. Usuarios. b. Candidatos. c. Postulaciones. d. Procesos de selección. e. Bolsa de talento. f. Evaluaciones. g. Comunicaciones. h. Seguridad. i. Auditoría. j. Gestión administrativa. k. Colaboradores, nómina, asistencia, incapacidades, expedientes y solicitudes internas cuando corresponda. Cuando la legislación aplicable requiera registro, inscripción, documentación o notificación de bases de datos ante una autoridad competente, Flowing Rivers evaluará y realizará las gestiones correspondientes. 30. Aplicación regional por país Flowing Rivers aplicará esta Política de forma regional bajo los siguientes criterios: 30.1 Costa Rica Para personas ubicadas en Costa Rica, Flowing Rivers aplicará la Ley N.° 8968 y demás normativa aplicable, especialmente en materia de consentimiento informado, finalidad, derechos del titular, confidencialidad, seguridad, transferencia de datos y atención de solicitudes. 30.2 Panamá Para personas ubicadas en Panamá, Flowing Rivers aplicará los principios, derechos y obligaciones reconocidos por la Ley 81 de 2019 y el Decreto Ejecutivo 285 de 2021, incluyendo tratamiento legítimo, finalidad, proporcionalidad, confidencialidad, seguridad y derechos de las personas titulares. 30.3 El Salvador Para personas ubicadas en El Salvador, Flowing Rivers tomará como referencia la Ley para la Protección de Datos Personales, Decreto N.° 144 de 2024, incluyendo requisitos de tratamiento legítimo, consentimiento, información al titular, seguridad, derechos y transferencias cuando corresponda. 30.4 Nicaragua Para personas ubicadas en Nicaragua, Flowing Rivers aplicará los principios de la Ley N.° 787, incluyendo protección frente al tratamiento automatizado o no automatizado de datos personales, privacidad, autodeterminación informativa y derechos del titular. 30.5 Belice Para personas ubicadas en Belice, Flowing Rivers aplicará principios compatibles con el Data Protection Act, 2021, incluyendo tratamiento justo, finalidad, seguridad, conservación limitada, derechos del titular y obligaciones del responsable o encargado. 30.6 Guatemala Para personas ubicadas en Guatemala, Flowing Rivers aplicará un estándar preventivo de protección basado en derechos constitucionales, habeas data, acceso, corrección, rectificación y actualización de información, así como normas aplicables sobre protección de datos personales en archivos públicos o privados cuando corresponda. 30.7 Honduras Para personas ubicadas en Honduras, Flowing Rivers aplicará un estándar preventivo de protección basado en el reconocimiento de habeas data, protección de datos personales, confidencialidad, acceso controlado y principios generales de privacidad, sin perjuicio de cualquier ley especial que sea promulgada o aplicable. 31. Cambios a esta Política Flowing Rivers podrá modificar, actualizar o sustituir esta Política cuando sea necesario por razones legales, regulatorias, operativas, tecnológicas, comerciales, de seguridad o de mejora de la plataforma. La versión vigente estará disponible en HRWeb, específicamente en: /privacidad o en los canales oficiales de Flowing Rivers. Cuando los cambios sean sustanciales, Flowing Rivers podrá comunicarlo mediante: a. Aviso en HRWeb. b. Correo electrónico. c. Solicitud de nueva aceptación. d. Publicación de una nueva versión de la Política. e. Otro medio razonable. La continuidad en el uso de HRWeb después de publicada una actualización podrá considerarse aceptación de la versión vigente, salvo que la legislación aplicable requiera consentimiento expreso adicional. 32. Contacto de privacidad Para consultas, solicitudes, revocatorias, reclamos o ejercicio de derechos relacionados con datos personales, la persona titular podrá contactar a: Flowing Rivers S.A. Cédula jurídica: 3-101-758934 Domicilio: San José, Mata Redonda, Sabana Sur, Costa Rica Correo: privacidad@frtlatam.com Plataforma: hrweb.frtlatam.com Formulario público: /privacidad/solicitudes